CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management)  sind bei der Digitalisierung nicht mehr weg zu denken. Sie bündeln Kundendatenbank, Terminverwaltung und Auftragsverwaltung bis hin zur Buchhaltung, Personalverwaltung, Warenbestellung und Lagerhaltung in einer zentralen Software.

Ziele beim Einsatz von CRM-Systemen:

  • Alle kundenrelevanten Daten sofort auf Abruf
    • Aktuelle Systeme können die Kundenkommunikation aus vielen unterschiedlichen Kanälen, wie z.B. Telefon, E-Mail, Chat und Social Media zusammenfassen. Damit steht innerhalb von Sekunden eine komplette Historie zum Kunden zur Verfügung. Vergangene oder aktuelle Aufträge, telefonische Absprachen und E-Mailverkehr oder z.B. offene Rechnungen oder Aufgaben sind sofort ersichtlich.
  • Verwaltungsaufwand minimieren
    • Angebote, Rechnungen oder auch Lieferantenaufträge lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und versenden. Auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen können automatisiert werden. Mitarbeiter haben je nach Freigabe Zugriff auf alle aktuellen Daten, wodurch viel interne Kommunikation entfällt.
  • Stets den Überblick behalten
    • Durch Berichte, Auswertungen und Analysetools lassen sich die wichtigen Unternehmenskennzahlen stets im Blick behalten. Negative Entwicklungen lassen sich mit diesen Möglichkeiten schnell erkennen und stoppen. Positive Trends können damit weiter ausgebaut werden.
  • Genehmigungsprozesse und Fehler Vermeidung
    • Auch komplexere Arbeitsabläufe lassen sich darstellen. Durch vordefinierte Prozesse mit automatischen Prüfschritten können Fehler vermieden und Bearbeitungszeiten reduziert werden. Bei Arbeitsschritten die durch Vorgesetzte genehmigt werden müssen, kann der Prozess automatisch an den Entscheider übertragen werden. Mit dessen Freigabe oder Ablehnung wird die Aufgabe direkt wieder an den entsprechenden Bearbeiter zurückgegeben.
  • Prozesse optimieren und automatisieren
    • Häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe lassen sich automatisieren. Durch bestimmte Auslöser können Aktionen wie z.B. vordefinierte E-Mails, Erinnerungen, und Datenergänzungen gestartet werden. Kunden können Kostenvoranschläge online bestätigen, bei Bedarf kann daraus automatisch eine Rechnung generiert werden. Auch bestehende Systeme, wie z.B. eine Webseite oder ein Onlineshop können angebunden werden. Für sehr spezialisierte Prozesse können Webanwendungen generiert und angebunden werden.

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